Das perfekte Zeitmanagement mit der Eisenhower-Matrix

Bist Du gerade mitten im Uni Stress oder total überfordert mit Deinen ganzen To-dos auf Deiner Arbeit und weißt gar nicht, mit welcher von Deinen Aufgaben Du anfangen sollst? Das ist nicht weiter schlimm, denn so geht es total vielen Student:innen. Du bist also nicht allein damit. Natürlich wünscht sich jeder einen Alltag mit weniger Stress und mehr Struktur. Da ist das richtige Zeitmanagement das A und O! Hast Du schon einmal von dem Eisenhower-Prinzip bzw. der -Matrix gehört? Nein? Dann bist Du hier genau richtig, denn in diesem Beitrag helfen wir Dir, Dein Uni- und auch Arbeitsleben besser zu strukturieren. Genau dabei wird Dir die Eisenhower-Methode einiges erleichtern. Wie dies funktioniert erfährst Du in dem folgenden Blogbeitrag.

Inhaltsverzeichnis

Definition: Was versteht man unter der Eisenhower-Matrix?

Um nun aber mit dem Erstellen Deiner persönlichen Eisenhower-Methode zu beginnen, musst Du den Begriff erst einmal kennenlernen und verstehen.

Bei der Eisenhower-Matrix handelt es sich um eine Methode, die Dir bei Deinem Zeitmanagement hilft. Diese Methode des Zeitmanagements unterscheidet zwischen wichtigen und unwichtigen, sowie dringende und nicht dringende Aufgaben. Alternativ wird die Eisenhower Matrix auch als Vier-Quadranten-Methode, Eisenhower-Methode, Eisenhower-Prinzip oder Eisenhower-Box bezeichnet.

Wer hat die Eisenhower-Matrix erfunden?

Namensgeber dieser Methode ist Dwight D. Eisenhower, der von 1953 bis 1961 der 34. US-Präsident war. In einer Rede am 19. August 1954 vor dem World Council of Churches zitierte er einen namentlich nicht genannten, früheren College Präsidenten wie folgt: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“

Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix und was ist wichtig und dringend?

Die Eisenhower-Matrix wurde also in vier Quadranten unterteilt:

• Wichtig und dringend: Dies sind Aufgaben, die Du sofort erledigen musst, da diese einen hohen Einfluss auf das Erreichen Deiner Ziele haben.
• Wichtig, nicht dringend: Diese Aufgaben sind relevant, um Deine Ziele zu erreichen, jedoch können diese auch noch zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden.
• Dringend, nicht wichtig: Die Aufgabe empfindest Du persönlich als wichtig, diese ist jedoch nicht relevant für Deine Ziele in der Uni oder auf der Arbeit.
• Nicht wichtig, nicht dringend: Solche Aufgaben solltest Du vermeiden, um Deine Kraft für wichtigere Aufgaben zu sparen.

Um noch einmal ein Bild vor Augen zu haben, wie das Prinzip dieser Matrix genau ausschaut und funktioniert, findest Du hier noch einmal ein Eisenhower-Diagramm:

Wie wendest Du die Eisenhower-Methode erfolgreich an?

Damit Du nun damit starten kannst, Deine eigene Eisenhower-Matrix zu erstellen, ist eine sorgfältige Planung wichtig. Die folgenden fünf Punkte werden Dir das Erstellen um einiges erleichtern.

1. Erstelle Dir eine Liste mit allen Aufgaben: Am besten gehst Du einmal all Deine Aufgaben durch und schreibst diese auf.

2. Kategorisiere die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit: Dazu druckst Du Dir eine Vorlage von der Eisenhower-Matrix aus oder erstellst Dir selbst eine.

3. Priorisiere die Aufgaben innerhalb der vier Quadranten: Du kannst nun also Deine Aufgaben ihrer Relevanz nach sortieren. Dabei sollte der Fokus auf Deiner Zielerreichung im Arbeitsleben oder auch in der Uni liegen.

4. Plane die Umsetzung Deiner Aufgaben: Starte mit den Aufgaben, die Du als dringend und wichtig eingeordnet hast. Nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben kannst Du zu einem späteren Zeitpunkt erledigen, oder Du streichst unwichtige Aufgaben aus Deiner Eisenhower-Matrix.

5. Überprüfe regelmäßig die Aufgaben in der Eisenhower-Matrix: Du kannst Deine erledigten Aufgaben aus der Matrix entfernen oder Du strukturierst Deine Aufgaben von Zeit zu Zeit etwas um, damit Du immer einen guten Überblick über Deine Aufgaben behältst.

Eisenhower-Matrix Beispiel

Stell Dir einmal vor, Du bist ca. 20 Jahre alt und gerade mitten in Deinem Bachelorstudium und hast nebenbei noch einen Werkstudentenjob im Büro. Nun fallen gleichzeitig mehrere Aufgaben an und Du bist völlig überfordert.

Bis zur nächsten Woche musst Du Deine Hausarbeit bei der Uni abgeben, bei Deiner Arbeit musst Du Bewerber:innen per E-Mail absagen, einen Weiterbildungskurs buchen und Du musst Dir auch noch einen Friseurtermin machen.

Doch womit beginnst Du jetzt? In Deinem Kopf herrscht ein riesiges Chaos und Du bist Dir nicht sicher, was als erstes erledigt werden soll.

Genau in diesem Fall soll dir die Eisenhower-Methode helfen, um ein gutes Zeitmanagement zu bekommen. Durch diese Methode kannst Du Deine Aufgaben dann nach der Reihe abarbeiten und das Chaos aus Deinem Kopf verschwindet.

Als erstes schnappst Du Dir also ein Blatt Papier und notierst all Deine anfallenden Aufgaben. Dann kannst Du Dir eine Vorlage der Eisenhower-Matrix zur Hand nehmen und überlegen, welcher Deiner To-dos die höchste Priorität hat. Schnell wird Dir klar, dass die Hausarbeit am relevantesten ist, da diese einen großen Einfluss auf das Bestehen Deines Studiums hat. Die Hausarbeit wird also in den Quadranten „wichtig, dringend“ eingetragen. Dann wirst Du schnell merken, dass die anderen notierten Aufgaben höher zu priorisieren sind als die Terminbuchung beim Friseur. Also kannst Du die Terminbuchung beim Friseur in dem Quadranten „nicht wichtig, dringend“ eingetragen. Diese Aufgabe erscheint Dir als dringend zu erledigen, sie hat aber keine Relevanz, um Deine Ziele in der Uni zu erreichen. Ob Du diese Aufgabe nun ganz aus Deiner Eisenhower-Matrix streichst oder einfach zu einem anderen Zeitpunkt erledigst, das bleibt ganz Dir überlassen.

Jetzt hast Du also die fertige Eisenhower-Matrix vor Dir liegen und eine gute Struktur in Dein Zeitmanagement gebracht. Du siehst jetzt also mit einem Blick, welche Aufgabe am relevantesten ist und somit auch als erstes erledigt werden muss. Damit Du einmal siehst, wie du die Eisenhower Methode richtig und erfolgreich anwendest, ist hier ein Beispiel, wie Du die Methode anwenden kannst:

Eisenhower-Matrix Vorlage

Dir ist eine Vorlage für die Eisenhower-Matrix lieber als eine eigene Zeichnung in Deinem Notizblock? Dann findest Du Dir hier ein kostenloses PDF zum Ausdrucken

Eisenhower-Matrix Online-Tools

Dir ist das Erstellen der Matrix zu altmodisch und Du möchtest dafür nicht auf das Arbeiten mit Papier und Stift zurückgreifen? Dann kannst Du Deine Matrix auch ganz einfach online anlegen.

Wenn Du Dich dazu entschließt, eine Eisenhower-Matrix zu erstellen, kannst Du dies auch ganz simpel über verschiedene Online-Tools machen. Dadurch besteht natürlich auch die Möglichkeit, Deine zu erledigenden Aufgaben immer wieder neu zu strukturieren, ohne dass man eine komplett neue Matrix erstellen muss.

Hier sind einmal verschiedene Online-Tools, die Du verwenden kannst:

Outlook
Du arbeitest in Deinem Alltag mit Outlook? Dann kannst Du Dir in Deinem Terminkalender die Aufgaben der Wichtigkeit nach sortieren.

OneNote
OneNote ist ein Programm von Microsoft, mit dessen Hilfe Du die Prioritäten der zu erledigenden Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix zuordnen kannst.

Evernote
Evernote ist eigentlich eine Notizbuch-App. Allerdings kannst Du Dir diese ganz easy runterladen und dort Dein Zeitmanagement optimieren. Wie Du siehst, hast Du verschiedene Möglichkeiten, um Dein Zeitmanagement auch per Online-Tools optimal zu verbessern.

Vorteile

Sicherlich hast Du Dich schon gefragt, welche Vor- und Nachteile das Eisenhower-Prinzip mit sich bringt.

Das Arbeiten nach dem Eisenhower-Prinzip bietet Dir zahlreiche Vorteile:

• durch die graphische Darstellung bekommst Du einen guten Überblick über Deine anstehenden Aufgaben
• die Anzahl der Aufgaben, mit denen man sich beschäftigt, wird kleiner, da man nicht wichtige, nicht dringende Aufgaben aussortieren kann.
• eine Eisenhower-Matrix zu erstellen ist nicht besonders kompliziert und Du hast schnell verstanden, wie es funktioniert
• Du bekommst eine klare Priorisierung der zu erledigen Aufgaben
• das Prinzip hilft Dir dabei, strategisch wichtige und dringende Aufgaben im Blick zu behalten
• neben einem Stift und einem Blatt Papier benötigst Du keine separaten Hilfsmittel
• durch das Prinzip der Eisenhower-Matrix bekommst Du ein gutes Zeitmanagement

Nachteile

Wie bei fast jeder Methode gibt es natürlich auch ein paar Nachteile:

• Durch die klare Struktur dieser Methode, fehlt es ein wenig an Flexibilität, da sich unvorhergesehene Ereignisse nicht optimal in die vier Quadranten einordnen lassen.
• Deine Kreativität und Dein innovatives Denken finden kaum einen Platz in dieser Methode, da das Eisenhower Prinzip lediglich auf das Erledigen Deiner Aufgaben ausgelegt ist.
• Wenn Du eigentlich wichtige Aufgaben als unwichtig einstufst, kann es passieren, dass Du diese Aufgaben aufschiebst oder gar nicht erledigst.

Wie Du siehst, gibt es viele Vorteile und auch einige Nachteile bei der Priorisierung mit der Eisenhower-Methode. Du solltest also für Dich abwägen, ob Ddu Dein Zeitmanagement optimieren möchtest oder ob Du lieber ohne diese Methode arbeiten möchtest.

Jetzt hast Du hoffentlich einen sehr guten Überblick über das Eisenhower-Prinzip bekommen und weißt auch, wie Du sie am besten anwenden kannst. Möglicherweise wird Dir diese Methode in Deiner nächsten Uni-Klausurphase helfen oder auch bei Deinem Werkstudentenjob. Du studierst, hast aber noch keinen passenden Werkstudentenjob, in dem Du die Eisenhower-Methode optimal anwenden kannst? Dann schau‘ doch mal in unserer Jobbörse nach einem passenden Job für Dich. Denn ein Studium plus eine Beschäftigung als Werkstudent:in kann stressig werden, aber mit einem guten Zeitmanagement wirst Du viel Spaß bei Deiner Arbeit haben und das ist doch das Wichtigste.

Bildnachweis Eisenhower-Matrix: Adobe Stock, Bindu